Actividad 12 "Combinar correspondencia"

Combinar correspondencia.
Esta opción nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio. De esta forma, podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.


Conceptos previos.

Documento principal: Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.

Origen de datos: Es el lugar donde residen los datos que se van a utilizar en el documento principal.

Crear el documento principal
1.- Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el testo fijo.
2.-Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de correspondencia.
3.-Alli das clic en la opción Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.


Se abre la sección combinar correspondencia con e primer paso del asistente, el cual nos va preguntando y nosotros le contestamos haciendo clic en la opción deseada.

Primero, tenemos que elegir el tipo del documento que queremos generar. Seleccionamos Cartas y hacemos clic en el Siguiente, para que aparezca el segundo paso para el asistente.
Segundo, definimos el documento inicial que es el documento que contiene la parte fija, a partir de la cual crearemos el documento combinado.

Dejar seleccionada la primera opción y hacer clic en Siguiente para continuar con el asistente.

En el tercer paso, seleccionamos el origen de datos (destinatarios).


1.-Utilizar una lista existente: Aparece en la opción Examina..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos.
2.-Seleccionar de los contactos de Outlook. En lugar de Examinar... aparece la opción Elegir la carpeta del contacto.
3.-Escribir una lista nueva. Aparece la opción Crear... das clic en ella para introducir los valores en la lista.


Hacer clic en Aceptar para continuar con el paso  4 del asiste.
En este paso, se redacta el documento abierto el texto fijo para la carta y le añadimos los campos de combinación. Para eso, nos debemos de posicionar en el cursor en la posición donde queremos que aparezca el campo de combinación y después le das clic en panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar.
Podemos insertar: Un bloque de direcciones, una Línea de Saludo,  Franqueo electrónico o Mas elementos.

La pestaña Correspondencia.
Para rectificar un documento  combinado o utilizarlo para enviar  nuevas cartas, podemos abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente.

Editar lista de destinatarios: Permite abrir el cuadro del dialogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes.
Bloque de direcciones: Permite insertar en la posición del cursor un bloque de direcciones.
Línea de saludo: Permite insertar en la posición del cursor una línea de saludos, tal y como se vio con el asistente.
Insertar campo combinado: Permite insertar en la posición del cursor un campo del origen de datos.
Resaltar campos de combinación : Permite resaltar los campos combinados si la opción esta activada, los datos correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de forma mas fácil localizarlos dentro del documento.
Asignar campos:  En esta opción la detallamos mas adelante.
Distribuir etiquetas: Permite distribuir etiquetas, esta opción esta disponible con un documento de tipo de etiquetas.


Insertar campos
Para incluir un campo de combinación , dando clic en el icono de Insertar campo combinado de la pestaña correspondencia y se abrirá el cuadro insertar campo de combinación con la lista de todos los campos del origen de datos, seleccionamos el campo insertar y hacemos clic en botón insertar.

En el campo aparecerá en el documento principal entre << y >>, esto nos indica que ahí va un campo que será sustituido por un valor cuando se ejecute la acción combinar.

Si quieres ver el aspecto que tendrá el  documento combinado, hacemos clic en el botón Vista previa de resultados, en cual nos permite ver el documento principal con los nombres de los campos o bien, con los datos.

Desplazarse por los registros
El origen de datos puede contener  varias filas de datos (varios destinatarios), al combinar, se generan tantos documentos como registros tenga el origen.
1.-Permite ver los datos del primer registro del origen.
2.-Permite visualizar el registro anterior.
3.-Este cuadro permite saber que el registro se esta visualizando así como, permite ir directamente a un registro determinado.
4.-Permite visualizar el registro siguiente.
5.-Permite visualizar el ultimo registro.


Buscar un registro
Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede resultar largo y tedioso buscar un registro concreto, pasando de un registro a otro  con los botones de desplazamiento. En estos casos se utiliza el botón Buscar destinatario el cual permite ir a un registro concreto, indicando el valor que buscamos y en que campo lo tiene que buscar.

Destinatarios de combinar correspondencia
Aunque tengamos los datos del origen que no sea Word, podemos ir desde Word a modificar los datos almacenados en ese origen.
Dando clic en Editar lista de destinatarios se abre el cuadro de dialogo Destinatarios de combinar correspondencia donde podremos hacer todo esto.

Filtrar destinatarios
Si se quiere filtrar los destinatarios que tengan un determinado valor en un campo de combinación (Por ejemplo, queremos los clientes de Tijuana), primero tenemos que situarnos en el cuadro de dialogo Destinatario combinar correspondencia, clic en el icono, Editar lista de destinatarios después le hacemos clic en la flecha que esta en el encabezado del campo de la Ciudad y se despliega una lista con varias opciones:

(Todo): se seleccionan todos los valores de población.

(Espacios): Se seleccionan todos los destinatarios que no tienen población.
(Sin espacios): Se seleccionan todos los destinatarios que tienen un valor en el campo de población.

Los valores que aparecen sin paréntesis son los distintos valores aparecen en la población del origen de los datos.

En la pestaña  Filtrar registros se pone la condición que deberán cumplir los registros del origen de los datos que queremos que salgan combinados.

En Campo: Seleccionamos el campo que va a formar parte de la condición.
En Comparación: Seleccionamos el tipo de comparación se van a utilizar. Los tipos de operaciones son los conocidos (igual, distinto, menor que, mayor que, etc.)
Vacío: Indica que el campo no tiene valor.
En Comparado con: Se pone el valor con el que se compara el campo, excepto cuando la comparación es Vacío o No vacío.


Ordenar destinatarios
Si queremos ordenar los destinatarios por algún campo de ordenación, hacemos clic en el nombre de la columna que queremos ordenar y veremos que los destinatarios se ordenaran por ese campo. Si volvemos a dar clic sobre el nombre de la columna los destinatarios pasaran a ordenarse en orden inverso.

Combinar al imprimir
La opción Imprimir documentos... permite enviar a la impresora el resultado de la combinación .
Al hacer clic en el aparece el cuadro de dialogo que se observa a la derecha.
Podemos imprimir todos los registros  (todos los destinatarios después de aplicar los filtros), el registro actual (el que se visualiza en es momento) o un grupo de registros (Desde:... Hasta:...)

En Desde: ponemos el numero de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco indica desde el primero.

En Hasta: se pone el numero de orden del ultimo registro a combinar, dejarlo en blanco indica desde el.


Combinar en correo electrónico
La opción Enviar mensajes de correo electrónico permite enviar cada carta del resultado de la combinación en un correo electrónico.

En Para: Se selecciona de la lista despegable el campo que contiene la dirección  de e-mail del destinatario .

En Asunto: Se escribe el texto que figurara en el asunto del mensaje.

En Formato de correo: Se selecciona de la lista despegable el tipo de formato del mensaje, puede ser Texto sin formato, HTML o datos adjuntos.

Para poder disfrutar de esta utilidad se debe tener instalado un programa de correo electrónico compatible con MAPI, por ejemplo, Microsoft Outlook 2007.